Basis ist die technische Analyse der beheizten Gebäudehülle sowie der Heizungsanlage. Es wird die Beschaffenheit der wärmeübertragenden Gebäudehülle und nicht - wie beim Verbrauchsausweis - das Verhalten der Bewohner analysiert.
Basis sind die Heizkostenabrechnungen der letzten 3 Jahre. Das Ergebnis ist somit maßgeblich von den Gewohnheiten der Bewohner abhängig.
Jeder Eigentümer, der mit Gebäuden bebaute Grundstücke, Erbbaurechte oder Wohnungs- und Teileigentum verkaufen will, sowie Eigentümer, die Gebäude oder Wohnungen vermieten, verpachten oder verleasen, benötigen einen Energieausweis.
Energieausweise für Wohngebäude (Bestand), die weniger als 5 Wohnungen haben und für die der Bauantrag vor dem 1. November 1977 gestellt worden ist, sind auf der Grundlage des Energiebedarfs auszustellen. Dies gilt nicht, wenn das Wohngebäude schon bei der Baufertigstellung das Anforderungsniveau der Wärmeschutzverordnung vom 11. August 1977 eingehalten hat oder durch spätere Änderungen mindestens auf dieses Anforderungsniveau gebracht worden ist. Für alle anderen Gebäude besteht Wahlfreiheit, d.h. es reicht auch der Verbrauchsausweis.
Als Endenergiebedarf wird die Energiemenge bezeichnet, die in Form von Brennstoffen den Anlagen für Heizung, Lüftung, Warmwasseraufbereitung (und evtl. Kühlung) zur Verfügung gestellt werden muss, um die normierte Rauminnentemperatur und die Erwärmung des Warmwassers über das ganze Jahr sicherzustellen. Diese Energiemenge geht über die eigentliche Beheizung hinaus, denn die bezieht die für den Betrieb der Anlagentechnik (Pumpen, Regelung etc.) benötigte Hilfsenergie mit ein.
Die Endenergie wird an der "Schnittstelle Gebäudehülle" übergeben und stellt somit die Energiemenge dar, die dem Verbraucher geliefert und mit ihm abgerechnet wird. Diese Kenngröße ist der eigentlich relevante Energiebedarf für den Nutzer, weil er anhand dieses Wertes zusammen mit den Brennstoffpreisen die Energiekosten des Gebäudes abschätzen kann.
Der Endenergiebedarf muss im Energiebedarfsausweis getrennt nach den verwendeten Energieträgern angegeben werden; bei Wohngebäuden kann er neben der auf die Gebäudenutzfläche bezogenen Angabe und dem absoluten Wert auch auf die Wohnfläche bezogen angegeben werden.
Als Primärenergiebedarf des Gebäudes ist der maßgebliche Wert zur Kennzeichnung dessen Energieeffizienz im Gesamten. Er berücksichtigt den gesamten Aufwand für die Wärmeversorgung des Gebäudes und reicht damit sogar noch weiter als der Endenergiebedarf.
Der Primärenergiebedarf berücksichtigt neben dem Endenergiebedarf für Heizung, Warmwasser, Lüftung (und evtl. Kühlung) auch die sogenannte vorgelagerte Prozesskette außerhalb des Gebäudes (Erkundung, Gewinnung, Verteilung, Umwandlung) der jeweils eingesetzten Energieträger. Je kleiner sein Wert ausfällt, umso höher ist die Energieeffizienz.
Berechnet wird also der wirkliche Energieeinsatz von der Quelle an. Für Heizöl zum Beispiel muss Rohöl aus dem Boden gefördert, raffiniert und transportiert werden, bevor es im Gebäude als Brennstoff dienen kann. All diese Zwischenschritte verbrauchen ihrerseits Energie und verursachen dadurch Verluste. Sie werden bei der Berechnung des Primärenergiebedarfs des Gebäudes zusätzlich eingerechnet.
Zur Ermittlung des Primärenergiebedarfs wird der entsprechende Endenergiebedarf unter Berücksichtigung der beteiligten Energieträger mit einem Primärenergiefaktor multipliziert. Diese Primär-energiefaktoren werden in der Energieeinsparverordnung festgelegt (Heizöl: 1,1 / Erdgas, Flüssiggas: 1,1 / Steinkohle: 1,1 / Braunkohle: 1,2 / Holz: 0,2 / Strom: 2,6).
Vor diesem Hintergrund wird schnell klar, dass die Nutzung erneuerbarer Energien zu einem niedrigen Primärenergiebedarf führt. Denn Sonnenenergie, Erdwärme oder Holz können ohne großen Aufbereitungseinsatz direkt für die Wärmeversorgung genutzt werden.
Der ausgewiesene Energieverbrauchskennwert wird für das Gebäude auf der Basis der Abrechnungen von Heiz- und ggf. Warmwasserkosten nach der Heizkostenverordnung und/oder auf Grund anderer geeigneter Verbrauchsdaten ermittelt.
Dabei werden die Energieverbrauchsdaten des gesamten Gebäudes und nicht der einzelnen Wohn- oder Nutzungseinheiten zugrunde gelegt.
Über Klimafaktoren wird der erfasste Energieverbrauch für die Heizung hinsichtlich konkreten örtlichen Wetterdaten auf einen deutschlandweiten Mittelwert umgerechnet. So führen beispielsweise hohe Verbräuche in einem einzelnen harten Winter nicht zu einer schlechteren Beurteilung des Gebäudes.
Der Energieverbrauchskennwert gibt Hinweise auf die energetische Qualität des Gebäudes und seiner Heizungsanlage. Kleine Werte signalisieren einen geringen Verbrauch.
Ein Rückschluss auf den künftig zu erwartenden Verbrauch ist jedoch nicht möglich; insbesondere können die Verbrauchsdaten einzelner Wohneinheiten stark differieren, weil sie von deren Lage im Gebäude, von der jeweiligen Nutzung und vom individuellen Verhalten abhängen.
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